Delegação: moda ou necessidade?

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O líder assumir e ter a capacidade de se libertar de tarefas que os outros podem fazer, o que permitirá focar-se naquilo que é de facto determinante para a obtenção de resultados é um imperativo para ganhar tempo e desta forma alocar esse recurso valioso a tarefas de maior valor acrescentado.

Podemos assumir a delegação como um processo segundo o qual o líder, como depositário do poder de decisão, transmite o exercício de uma parte dos seus poderes a um subordinado, conservando, no entanto, a responsabilidade final em relação à empresa. A delegação é um acto da liderança que consiste em atribuir a um subordinado a incumbência de alcançar um determinado objectivo, dando-lhe a necessária autonomia.

PRINCÍPIOS BÁSICOS DA DELEGAÇÃO

1| Acreditar na delegação

Praticar a delegação porque é moda ou porque a encara como um meio de se “ver livre” de uma tarefa que o aborrece ou de que desconhece os processos de realização, será grave e desastroso para o líder.

Terá de a considerar com um instrumento de gestão eficaz e operacional de elevada importância, não só como factor motivacional do subordinado mas também como forma de libertar tempo para a realização das suas actividades.

2| Acreditar no subordinado

Para delegar, é necessário ter confiança nas capacidades do subordinado, acreditar que ele possui os conhecimentos, experiência e interesses necessários à realização da tarefa em causa.

ETAPAS DA DELEGAÇÃO

1| PREPARAÇÃO DA DELEGAÇÃO

É da responsabilidade do líder, competindo-lhe fixar muito claramente:

A) Conteúdo da delegação, isto é, quais as tarefas a delegar (o quê?)

B) Objectivo de cada tarefa a delegar (para quê?)

C) Escolha de possíveis pessoas a quem delegar (quem?)

D) Razão que o leva a delegar esta tarefa a esta pessoa (porquê?)

                              – Delego para motivar o meu subordinado?

                              – Delego para valorizar o meu subordinado?

                              – Delego para o preparar para funções de chefia?

                              – Delego para eu dispor de mais tempo?

2| ENTREVISTA DE DELEGAÇÃO

É da responsabilidade do líder e nela intervém directamente o subordinado.

PONTOS ESSENCIAIS NUMA ENTREVISTA DE DELEGAÇÃO

A) Definir claramente os objectivos de cada tarefa e respectivo conteúdo

B) Fixar os poderes delegados, com indicação dos seus limites

C) Obter a aceitação do subordinado em relação às tarefas delegadas

D) Fixar o tempo em que decorre a delegação

E) Fornecer ao subordinado toda a informação disponível e necessária à realização das tarefas em causa

F) Fornecer ao subordinado toda a sua experiência sem, no entanto, afectar a sua capacidade de decisão

G) Fornecer os meios necessários à realização das tarefas

H) Fixar os processos e “timing” de controlo

I) Estabelecer o plano de acção

J) Prever e fixar o necessário feedback

3| REALIZAÇÃO DAS TAREFAS DELEGADAS

Compete ao subordinado mas existindo sempre que necessário e desejável, a intervenção do líder.

O líder deverá estar preparado para, sempre que oportuno e necessário, introduzir medidas correctivas à boa realização das tarefas delegadas.

O LÍDER DEVE TER EM ATENÇÃO:

 A) Não intervir directamente no trabalho do subordinado, pondo em causa a sua competência, capacidade de iniciativa ou decisão.

B) Colaborar sempre que julgue conveniente ou propor medidas correctivas

4| APRECIAÇÃO DO TRABALHO REALIZADO

É da responsabilidade do líder mas nela deve participar o subordinado.

Trata-se da apreciação do trabalho realizado, da análise dos erros cometidos ao longo do tempo de duração da delegação, baseada na forma como os assuntos foram tratados e não no apuramento da responsabilidade dos erros.

 SUMARIAMENTE, CONSISTE EM:

A) Analisar e reflectir sobre o trabalho realizado

b) Fazer a auto-análise

 Esta auto-análise, extensiva ao subordinado, permitirá:

Ao subordinado, desempenhar melhor em futuras delegações

Ao líder, melhorar a preparação e acompanhamento de futuras delegações

2 ERROS MAIS COMUNS NA ACTUAÇÃO DO LÍDER

1| Supervisão constante

Temendo o líder a menor experiência do subordinado e não revelando adequada confiança nas suas capacidades – ou talvez considerando ser ele o único capaz e competente para a realização da tarefa a delegar – acaba por controlar, mais ou menos claramente, todos os passos do subordinado.

 2| Deficiente orientação

Resulta basicamente do não cumprimento das exigências da 2ª fase da delegação – entrevista de delegação

O subordinado entregue a si próprio, não conhecendo suficientemente bem os objectivos e conteúdos da tarefa, não possuindo os meios e informações necessários, cometerá os erros próprios do contexto e a delegação redundará em fracasso – para líder e subordinado.

VANTAGENS DA DELEGAÇÃO

1| EMPRESA

  • Melhor clima de trabalho
  • Maior rentabilidade
  • Preparação e formação de futuros líderes

2| LÍDER

  • Melhor gestão do tempo pela possibilidade de se ocupar exclusivamente das actividades principais que constituem a sua função.
  • Forma de favorecer a integração e desenvolvimento das pessoas e da equipa
  • Diminuição do stress
  • Obtenção de um maior nível de cooperação

3| SUBORDINADO

  • Confiança do líder
  • Consciência de uma liberdade de acção
  • Reconhecimento
  • Conhecimentos
  • Autonomia

PF

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