O líder assumir e ter a capacidade de se libertar de tarefas que os outros podem fazer, o que permitirá focar-se naquilo que é de facto determinante para a obtenção de resultados é um imperativo para ganhar tempo e desta forma alocar esse recurso valioso a tarefas de maior valor acrescentado.
Podemos assumir a delegação como um processo segundo o qual o líder, como depositário do poder de decisão, transmite o exercício de uma parte dos seus poderes a um subordinado, conservando, no entanto, a responsabilidade final em relação à empresa. A delegação é um acto da liderança que consiste em atribuir a um subordinado a incumbência de alcançar um determinado objectivo, dando-lhe a necessária autonomia.
PRINCÍPIOS BÁSICOS DA DELEGAÇÃO
1| Acreditar na delegação
Praticar a delegação porque é moda ou porque a encara como um meio de se “ver livre” de uma tarefa que o aborrece ou de que desconhece os processos de realização, será grave e desastroso para o líder.
Terá de a considerar com um instrumento de gestão eficaz e operacional de elevada importância, não só como factor motivacional do subordinado mas também como forma de libertar tempo para a realização das suas actividades.
2| Acreditar no subordinado
Para delegar, é necessário ter confiança nas capacidades do subordinado, acreditar que ele possui os conhecimentos, experiência e interesses necessários à realização da tarefa em causa.
ETAPAS DA DELEGAÇÃO
1| PREPARAÇÃO DA DELEGAÇÃO
É da responsabilidade do líder, competindo-lhe fixar muito claramente:
A) Conteúdo da delegação, isto é, quais as tarefas a delegar (o quê?)
B) Objectivo de cada tarefa a delegar (para quê?)
C) Escolha de possíveis pessoas a quem delegar (quem?)
D) Razão que o leva a delegar esta tarefa a esta pessoa (porquê?)
– Delego para motivar o meu subordinado?
– Delego para valorizar o meu subordinado?
– Delego para o preparar para funções de chefia?
– Delego para eu dispor de mais tempo?
2| ENTREVISTA DE DELEGAÇÃO
É da responsabilidade do líder e nela intervém directamente o subordinado.
PONTOS ESSENCIAIS NUMA ENTREVISTA DE DELEGAÇÃO
A) Definir claramente os objectivos de cada tarefa e respectivo conteúdo
B) Fixar os poderes delegados, com indicação dos seus limites
C) Obter a aceitação do subordinado em relação às tarefas delegadas
D) Fixar o tempo em que decorre a delegação
E) Fornecer ao subordinado toda a informação disponível e necessária à realização das tarefas em causa
F) Fornecer ao subordinado toda a sua experiência sem, no entanto, afectar a sua capacidade de decisão
G) Fornecer os meios necessários à realização das tarefas
H) Fixar os processos e “timing” de controlo
I) Estabelecer o plano de acção
J) Prever e fixar o necessário feedback
3| REALIZAÇÃO DAS TAREFAS DELEGADAS
Compete ao subordinado mas existindo sempre que necessário e desejável, a intervenção do líder.
O líder deverá estar preparado para, sempre que oportuno e necessário, introduzir medidas correctivas à boa realização das tarefas delegadas.
O LÍDER DEVE TER EM ATENÇÃO:
A) Não intervir directamente no trabalho do subordinado, pondo em causa a sua competência, capacidade de iniciativa ou decisão.
B) Colaborar sempre que julgue conveniente ou propor medidas correctivas
4| APRECIAÇÃO DO TRABALHO REALIZADO
É da responsabilidade do líder mas nela deve participar o subordinado.
Trata-se da apreciação do trabalho realizado, da análise dos erros cometidos ao longo do tempo de duração da delegação, baseada na forma como os assuntos foram tratados e não no apuramento da responsabilidade dos erros.
SUMARIAMENTE, CONSISTE EM:
A) Analisar e reflectir sobre o trabalho realizado
b) Fazer a auto-análise
Esta auto-análise, extensiva ao subordinado, permitirá:
– Ao subordinado, desempenhar melhor em futuras delegações
– Ao líder, melhorar a preparação e acompanhamento de futuras delegações
2 ERROS MAIS COMUNS NA ACTUAÇÃO DO LÍDER
1| Supervisão constante
Temendo o líder a menor experiência do subordinado e não revelando adequada confiança nas suas capacidades – ou talvez considerando ser ele o único capaz e competente para a realização da tarefa a delegar – acaba por controlar, mais ou menos claramente, todos os passos do subordinado.
2| Deficiente orientação
Resulta basicamente do não cumprimento das exigências da 2ª fase da delegação – entrevista de delegação
O subordinado entregue a si próprio, não conhecendo suficientemente bem os objectivos e conteúdos da tarefa, não possuindo os meios e informações necessários, cometerá os erros próprios do contexto e a delegação redundará em fracasso – para líder e subordinado.
VANTAGENS DA DELEGAÇÃO
1| EMPRESA
- Melhor clima de trabalho
- Maior rentabilidade
- Preparação e formação de futuros líderes
2| LÍDER
- Melhor gestão do tempo pela possibilidade de se ocupar exclusivamente das actividades principais que constituem a sua função.
- Forma de favorecer a integração e desenvolvimento das pessoas e da equipa
- Diminuição do stress
- Obtenção de um maior nível de cooperação
3| SUBORDINADO
- Confiança do líder
- Consciência de uma liberdade de acção
- Reconhecimento
- Conhecimentos
- Autonomia
PF